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專項小組的分工和職責(zé)如下：

(1)秘書組：主要負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)和活動組織

主要工作職責(zé)：①慶典演藝工作議(流)程。②慶典演藝相關(guān)的各種通知、文件、函件。③慶典演藝的籌劃及組織實施。④慶典演藝活動的各種講話稿及代理賀電賀詞的撰寫、修訂。⑤慶典演藝活動的協(xié)調(diào)、調(diào)配。⑥慶典演藝活動的其他相關(guān)工作(禮品、紀(jì)念品的設(shè)計、制作、徽標(biāo)的征集等)。

(2)會務(wù)組：主要負(fù)責(zé)活動會場布置及相關(guān)會務(wù)工作

此外，如需組織活動，工作職責(zé)還應(yīng)包括：①慶典演藝所用禮儀隊成員的培訓(xùn)與管理。②慶典演藝所用志愿者的培訓(xùn)與管理。③慶典演藝、文藝演出及其他活動的籌劃、組織及實施等。

(3)對外聯(lián)絡(luò)組：主要負(fù)責(zé)來賓的邀請聯(lián)絡(luò)

主要工作職責(zé)：①聯(lián)系參加慶典演藝的主管部門領(lǐng)導(dǎo)。②聯(lián)系參加慶典的兄弟單位代表。③聯(lián)系參加慶典的地方政府官員。④聯(lián)系參加慶典演藝的合作伙伴(企事業(yè)單位)。⑤聯(lián)系參加慶典演藝的學(xué)術(shù)界、文學(xué)界的知名人士。⑥聯(lián)系參加慶典的國外合作伙伴代表。⑦聯(lián)系參加慶典演藝的其他要人。⑧聯(lián)系名人要人對慶典演藝的題詞等。

(4)接待組：主要負(fù)責(zé)來賓的接待

慶典演藝的接待小組，原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應(yīng)變能力較強的男女青年組成。主要工作職責(zé)：①來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場迎接或送別來賓。②來賓的引導(dǎo)。即由專人負(fù)責(zé)為來賓帶路，將其送到既定的地點。③來賓的陪同。對于某些年事已高或非常重要的來賓，應(yīng)安排專人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。④來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關(guān)照 。

(5)財務(wù)組：主要負(fù)責(zé)捐賠資金、物品的接收以及活動所需經(jīng)費的支付和管理

(6)交通組：主要負(fù)責(zé)活動所需車輛的組織與調(diào)度

(7)安全保衛(wèi)組：主要負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作及車輛秩序等工作

主要工作職責(zé)：①慶典演藝現(xiàn)場及周邊環(huán)境治安的綜合整治。②進出慶典演藝現(xiàn)場的人員、車輛的檢査和指揮。③慶?；顒悠陂g的治安保衛(wèi)工作 。

(8)宣傳組：主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場宣傳方案策劃，聯(lián)系媒體宣傳，慶典演藝環(huán)境裝飾美化，照相、攝像等工作

主要工作職責(zé)：①撰寫慶典演藝新聞稿件。②慶典演藝新聞工作者的邀請及接待。③慶典演藝活動的環(huán)境布置。④宣傳標(biāo)語的擬定。⑤宣傳方案的擬訂和組織實施(如畫冊、書畫攝影展、錄像片、宣傳櫥窗及網(wǎng)頁等)。

(9)醫(yī)療保障組：主要負(fù)責(zé)來賓和參加者的健康保障和活動突發(fā)衛(wèi)生事件的處置

(10)后勤組：主要負(fù)責(zé)慶典現(xiàn)場清潔衛(wèi)生、綠化美化、慶典演藝活動用電保障、餐飲服務(wù)等工作

主要工作職責(zé)：①慶典演藝大會的保障準(zhǔn)備及實施。②會場、主席臺的布置。③領(lǐng)導(dǎo)、來賓和工作人員的食宿安排。④籌備工作和慶典演藝大會的交通保障。⑤慶典演藝現(xiàn)場壞境的整修和景觀的實施。⑥慶?；顒拥南嚓P(guān)后勤保障工作 。

參加者是慶典演藝活動的主體，因而是慶典演藝活動成功與否的重要因素。廣義的參加者包括出席人員、主持人員、專職人員、服務(wù)人員等。狹義的參加者一般僅指出席人員。參加的人數(shù)越多，慶典的規(guī)模越大。

邀請的來賓應(yīng)該具有一定的代表性。如邀請上級機關(guān)和政府主管部門，在今后能得到更大的支持;邀請潛在的、預(yù)期的未來客戶是企業(yè)以后運營發(fā)展的風(fēng)向標(biāo);邀請同行業(yè)人員，促進大家的彼此溝通相互了解合作。一般來賓組成：政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等 。

慶典演藝組織機構(gòu)的劃分很實際，舉行慶典活動及演藝表演，只要一經(jīng)確定，應(yīng)成立慶典演藝活動領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)領(lǐng)慶典演藝活動全局，決定重大事項。慶典演藝活動領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機構(gòu)的主要職責(zé):

①責(zé)慶典演藝總體方案的策劃、制訂;

②負(fù)責(zé)慶典演藝籌備的組織、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)和督辦工作。

在確定相應(yīng)的慶典演藝承辦者之后，需要在承辦者內(nèi)部成立一個工作機構(gòu)，即對慶典演藝過程全權(quán)負(fù)責(zé)，并對慶典演藝事務(wù)進行管理和服務(wù)的專門的工作機構(gòu)，如籌備組或指揮部?；I備組設(shè)立組長一人，副組長數(shù)個人，負(fù)責(zé)全程指揮與決策。

工作職責(zé)：①全面負(fù)責(zé)慶典演藝活動的組織協(xié)調(diào)工作;②組織召開各工作組組長會議，聽取活動準(zhǔn)備進展情況，并及時向組長通報慶典重要事項;③及時解決處理慶典演藝過程中出現(xiàn)的問題，因為會場的情況復(fù)雜多變，誰也預(yù)測不了之后發(fā)生的事情，我們能做的就是在事情發(fā)生前做好充足的準(zhǔn)備，使得我們能占據(jù)主動權(quán)，不至于到時候問題發(fā)生過分慌亂。

慶典組織一般分為秘書和會務(wù)兩大機構(gòu)。秘書機構(gòu)主要負(fù)責(zé)：記錄、捜索、整理、撰寫、送審、印制、分發(fā)慶典中形成的各種文字材料，安排和管理慶典演藝現(xiàn)場以及慶典演藝所用的器材等物品，各種文書方面的信息傳遞，互通情況等;以及輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文辦會辦事等。會務(wù)機構(gòu)主要負(fù)責(zé)：安排與會人員的簽到、接送，安排慶典演藝期間參加人員的食宿、交通，組織參加人員業(yè)余時間的參觀訪問和娛樂活動，策劃慶典演藝費用，管理財務(wù)，接待來賓和來訪者等。圍繞上述職能，在慶典演藝的籌備組之內(nèi)，應(yīng)根據(jù)具體的需要，下設(shè)若干精干的專項小組，在秘書、公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段，以使責(zé)任更加明確 。慶典演藝組織機構(gòu)屬于臨時機構(gòu)，一般由有關(guān)方面臨時抽調(diào)工作人員組成，各機構(gòu)負(fù)責(zé)人由慶典演藝領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)臨時委派。從事慶典演藝組織工作的人員，應(yīng)該具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和慶典工作經(jīng)驗，要有較高的工作熱情和良好的服務(wù)態(tài)度，責(zé)任心要強，工作要周到、細(xì)致。

慶典的產(chǎn)生和發(fā)展經(jīng)歷了自發(fā)和自覺的不同階段。

慶典活動的源頭可以追溯到原始社會。人們在獵取禽獸、收獲糧食之后， 或是結(jié)婚之時，興之所至，或載歌載舞以示歡慶，或通過一定的儀式來表示紀(jì)念，這便是慶典活動的原始形態(tài)。同時，由于人類認(rèn)識和改造世界水平的低下，對于一些自然現(xiàn)象無法解釋，便歸之于神的力量，產(chǎn)生了神靈崇拜，有些對于神靈的敬祝儀式、活動固定下來，形成較為穩(wěn)定的慶典活動。也就是說，最初的慶典是由氏族部落的祭祀典禮演變而來，源于遠古時期的圖騰崇拜、樹碑立柱、豐收慶賀、祭祀神靈等活動。原始社會的慶典活動，完全是一種自發(fā)的形式。

隨著人類征服改造自然能力的不斷增強，人們開始為自己的力量感到驕傲，也為自身的勝利舉行慶?；顒樱行┮詰c典的形式固定下來，慶典活動的內(nèi)容不斷豐富、形式日益多樣，古代的慶典活動逐漸發(fā)展成為有一定儀式的慶?；顒?，較之興之所至的慶?；顒佑辛碎L足發(fā)展，具有慶祝與紀(jì)念的意義并具備一定的儀式、程序。

真正自覺意義上的慶典活動隨著人類社會的發(fā)展逐漸產(chǎn)生，人們開始有目的、有秩序地組織慶典活動，慶典活動的范圍大大擴展了。隨著階級社會的到來，一些具有政治意義的慶典也相應(yīng)產(chǎn)生:如帝王登基慶典、戰(zhàn)爭勝利慶典。我國商周時期的盤庚遷都、武王伐封均曾舉行過盛大的典禮，從春秋時代開始，天子狩獵、祭祀，諸侯會盟，乃至平民百姓的弱冠結(jié)婚等，都要舉行隆重的慶典活動。當(dāng)工商業(yè)、手工業(yè)出現(xiàn)后，慶典這種儀式也隨之進入到工商手工業(yè)中，開張、落成典禮成為一種十分普遍的儀式 。

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