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活動會議接待服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)有哪些?

更新時(shí)間：2018-12-19

活動會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括：

第一、會議接待服務(wù)的目的：為了規(guī)范會議接待行為，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)、穩(wěn)定的為用戶提供良好會議接待服務(wù)。

第二、會議接待服務(wù)的適用范圍：適用于大廈各類會議接待工作。

第三、會議接待服務(wù)的職責(zé)：

一、客戶部負(fù)責(zé)會議接待的具體實(shí)施。

二、客戶員負(fù)責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作，確保會議如期召開；并記錄好會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會議的大小，采取相應(yīng)的服務(wù)措施；

三、客戶部負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置，保障會議室整潔舒適；

四、會議接待員負(fù)責(zé)在會議進(jìn)行期間巡查，及時(shí)處理突發(fā)事件，確保會議順利進(jìn)行；

第四、會議接待服務(wù)的程序：

一、會議的分類：根據(jù)現(xiàn)時(shí)會議接待工作實(shí)際情況，將會議接待分為日常接待（二類會議接待）、一類會議、臨時(shí)會議。

二、一類會議（專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室）：

1、活動會議接待負(fù)責(zé)人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后，與預(yù)訂會議人員聯(lián)系，了解會議的需求，并要求對方在《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》中簽字確認(rèn)。

2、按客戶要求申購會議物資。

3、申購物資到位后，提前一天準(zhǔn)備好橫幅，擺放好鮮花；并對會議室進(jìn)行全面檢查，與會議主辦單位（部門）保持聯(lián)系，對座位數(shù)、名位牌、會標(biāo)等進(jìn)行核對，同時(shí)應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查，要求達(dá)標(biāo)后對會議室進(jìn)行封閉管理，不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場（會議室）；一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后，可要求客戶到現(xiàn)場觀看。

4、會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，并于會議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位，在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員。

5、會議快結(jié)束時(shí)，服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員；

6、客戶部主任或客戶服務(wù)經(jīng)理，必須到場監(jiān)督會務(wù)工作人員的情況，巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況，以便有突發(fā)事情時(shí)及時(shí)應(yīng)對；

7、如會議有需要，在會議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會；機(jī)電設(shè)備部人員應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況，防止事故產(chǎn)生，應(yīng)保證走火通道的暢通，緊急情況下，應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。

8、會議結(jié)束后，會議接待負(fù)責(zé)人持客戶確認(rèn)的《會議物資需求表》、《會議費(fèi)用結(jié)算表》到我部收費(fèi)員處開發(fā)票。

9、將發(fā)票交客戶時(shí)一定要求客戶簽收，會議接待負(fù)責(zé)人一直跟進(jìn)，直到我司收到該費(fèi)用為止。

三、臨時(shí)會議：

1、接到熱線人員的通知后，該區(qū)域會議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5）條款到第11）條款的程序開展工作。

第五、活動會議接待服務(wù)的會議工作流程：

一、服務(wù)熱線值班人員下班前將OA網(wǎng)上收集會議的信息填寫在《商務(wù)接待活動登記表》上交會議接待負(fù)責(zé)人員，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到語音、投影系統(tǒng)的會議及其他部門配合的接待工作，應(yīng)將會議情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》中交弱電組及其他部門進(jìn)行會議準(zhǔn)備。

二、服務(wù)熱線值班人員每20分鐘對OA網(wǎng)進(jìn)行臨時(shí)會議信息的收集，并將新信息及時(shí)通知會議接待負(fù)責(zé)人員，由其安排工作并將新信息登記在《商務(wù)接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議室的檢查及準(zhǔn)備工作，檢查結(jié)果記錄在《商務(wù)接待活動登記表》上。無語音、投影系統(tǒng)的會議不用填《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》。

三、會議接待負(fù)責(zé)人員在領(lǐng)取當(dāng)天《商務(wù)接待活動登記表》時(shí)，應(yīng)將前一天的《商務(wù)接待活動登記表》、《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交服務(wù)熱線值班人員統(tǒng)一歸檔。

四、服務(wù)熱線值班人員收到語音、投影會議室預(yù)定信息后，5分鐘內(nèi)將《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》交給弱電組指定的技術(shù)員，由其在會議前15分鐘內(nèi)做好準(zhǔn)備工作。

五、參觀接待、二類會議、電視電話會議的會議接待工作，應(yīng)在管理中心發(fā)出通知后進(jìn)行?？蛻舨繉訒h使用方，確定會議議程，轉(zhuǎn)交弱電組、嚴(yán)格按議程準(zhǔn)備及配合。

六、領(lǐng)導(dǎo)日常辦公會議、參觀接待、二類會議及4電視電話會議，由服務(wù)熱線值班人員通過公司內(nèi)部網(wǎng)向客服中心負(fù)責(zé)人及公司直接領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布信息。

備注：參觀接待、二類會議、多功能會議廳及4樓電視電話會議的工作流程均應(yīng)按上述內(nèi)容實(shí)施，以保證商務(wù)活動的統(tǒng)一性及各項(xiàng)質(zhì)量記錄表格的有效性。

第六、會議服務(wù)接待的弱電技術(shù)員的日常維護(hù)及會前準(zhǔn)備：

一原則：保證活動會議系統(tǒng)的設(shè)備正常運(yùn)行

二、措施：

1、每周維護(hù)、檢查會議室的會議設(shè)備（語音、投影），做好維護(hù)、檢查工作的記錄，每月進(jìn)行會議室會議設(shè)備功能性的評估。

2、會議前半小時(shí)按照服務(wù)熱線提供的《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》，對會議室會議系統(tǒng)進(jìn)行檢測，并將完成情況記錄在《會議接待設(shè)備準(zhǔn)備工作表》上，由會議接待人員進(jìn)行復(fù)核。

3、領(lǐng)導(dǎo)以上重要會議，完成檢測后應(yīng)在現(xiàn)場對會議全程跟進(jìn)。

4、活動會議開始前5分鐘，會議接待人員用禮貌語言“各位領(lǐng)導(dǎo)早上好（下午好），進(jìn)行最后一次試音”，驗(yàn)證會議系統(tǒng)。

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